Écrit par 11h15 Le monde de la Com'

4 points clés pour rendre une réunion efficace

4 points clés pour que votre réunion soit efficace et pertinente

Une bonne réunion doit être une ré-union dans laquelle tous les participants doivent pouvoir s’exprimer. La réunion doit ainsi être perçue comme un moyen de se ré-unir pour avancer ensemble.
Chez Macap, forts de notre expérience, nous vous livrons ici les 4 idées-forces qui permettent de faire de vos réunions des temps d’échanges aussi agréables que constructifs.

1 – Définir l’objectif et l’enjeu …

Pour une réunion réussie, définissez l'objectif et l'enjeu

Sans objectif clair, pas de réunion efficace et sans enjeu, tout objectif devient aveugle.
Cette phrase mérite sûrement un petit développement…

• L’objectif :
Une réunion sans objectif pourra difficilement être efficace puisqu’elle n’aura finalement pas de but précis. Vous connaissez cette phrase humoristique souvent entendue “Tout objectif flou se traduit irrémédiablement par une connerie précise”. Elle s’applique aussi pour une réunion !
Préciser l’objectif de chaque réunion avant qu’elle ne démarre permet de poser un cadre, de structurer un temps d’échanges et de définir clairement pourquoi il a lieu.

• L’enjeu :
On peut traduire le mot “enjeu” par “qu’est ce qui est en jeu ?”. L’enjeu est aussi à rappeler avant chaque réunion. Il permet de définir dans quel cadre l’objectif fait sens et éventuellement de le ré-affiner.
Une fois définis, l’objectif et le ou les enjeux deviennent les fondations d’une réunion réussie.

Exemple : l’objectif de la réunion du jour pourrait être “comment réorganiser le service expédition pour que chaque commande quitte l’entrepôt le jour même ?” avec un enjeu d’adhésion et de performance de l’ensemble des équipes concernées.
Avant chaque réunion Mark Zuckerberg, le PDG de Facebook pose la même question : « Sommes-nous ici pour prendre une décision ou bien pour discuter ? ». Si chaque participant a bien compris l’intention de la réunion (décider ou discuter), elle aura alors toutes les chances de bien se dérouler.

2 – Choisir le bon lieu, le bon moment, les participants concernés et respecter le timing prévu

Une réunion efficace doit respecter un timing et une organisation

• Le lieu :
Choisissez un lieu agréable dans lequel on se sent bien et qui permet à chaque participant d’avoir de l’espace autour de lui. Vérifiez évidemment en amont le matériel et les connexions si vous devez diffuser des présentations sur un vidéoprojecteur.

• Le moment :
N’hésitez pas à adapter les horaires de vos réunions au rythme et impératifs des personnes qui doivent y assister. Cela vaut le coup de bousculer un peu son planning pour bénéficier de la participation active de chacun et d’une bonne qualité de présence du tour de table.
Le professeur Pierre-Marie Lledo, Neuroscientifique responsable du laboratoire mémoire et perception de l’Institut Pasteur, explique qu’un cerveau « stressé » n’apprend plus et devient incapable d’innover.

• Les participants :
Selon le type de réunions, le profil des participants diffère.
Pour une réunion d’entreprise qui concerne la résolution d’un problème technique, on conviera les responsables de services concernés avec comme attendu qu’ils aient déjà réfléchi à la question.
À contrario, pour d’autres questions, il peut être judicieux de se réunir avec des personnes plus éloignées. Elles sont ainsi non “polluées” par la culture de l’entreprise ou par une parfaite connaissance du sujet qui cloisonne l’imagination du champ des possibles.
Parfois on imagine que telle action ou tel process est impossible à mettre en place à cause de nos croyances limitantes. Un “oeil” extérieur verra lui les choses de manière différente.

• Le timing :
Une réunion commence et se termine à l’heure prévue.
L’organisateur de la réunion est toujours là en avance pour accueillir les participants au fil de leurs arrivées autour d’un temps informel (accueil café, discussion extra-professionnelle etc.).
Les formats courts sont à privilégier.

À propos de la ponctualité, vous connaissez l’adage “l’exactitude est la politesse des rois” ? Elle signifie qu’une personne puissante et importante maîtrise son temps. Si l’exactitude est la politesse des rois c’est parce que le roi a le contrôle du temps et le respect des autres.

3 – Une réunion synthétique et rythmée

Une réunion doit être synthétique et rythmée pour être efficiente

Seule la synthèse permet de déboucher sur de l’action. Les réunions qui n’en finissent pas, avec un seul orateur qui s’adresse aux autres participants en mode “écoute” sont chronophages et inutiles.

• Seuls 3 ou 4 points devront être abordés par réunion.
Il vaut mieux plusieurs réunions courtes qu’une seule réunion interminable.

• Toutes les 15 mn, une synthèse est faite sur ce qui vient d’être dit. Le professeur Pierre-Marie Lledo révèle également que notre attention est discontinue. Chaque cerveau est capable de rester concentré seulement 12 mn avant de s’offrir une petite évasion récréative.

• Pour chaque décision qui doit être prise, les points qui la concernent sont balayés avec l’ensemble des participants puis les discussions s’arrêtent là. La décision est prise avant de passer au point suivant.

• Chaque réunion n’excède pas 2 heures.

• Après chaque réunion un compte rendu sera rédigé, récapitulant les décisions prises, la liste des actions de chacun et le timing correspondant.

L’animateur de la réunion doit favoriser des présentations courtes, dynamiques, animées et illustrées d’images.
Les participants peuvent choisir d’avoir un cahier de réunions. Un objet qui les suivra à chacune d’entre elles sur lequel ils pourront noter tout ce qui leur semble utile.

4 – Rejetez tous les éléments pollueurs de réunions

Evitez les éléments pollueurs de réunion, listez les pour les proscrire

• La parole qu’on coupe qui frustre, qui déstabilise et qui est souvent perçue comme un manque de respect,

• La parole monopolisée par une personne. Elle tue tout échange et ne capte pas l’attention,

La dérision et l’ironie qui sournoisement et bien inutilement peuvent blesser,

• Les “messes basses” qui perturbent la concentration de toutes les personnes présentes,

La violence verbale. En cas de désaccord, soyez assertif, sachez rester dur avec le problème mais doux avec la personne concernée.

Et si une pincée d’originalité rendait vos réunions encore plus efficaces ?…

Une salle de réunion qui stimule la créativité

Les entreprises disposent souvent d’une salle dédiée aux réunions. Pourquoi ne pas profiter de cet espace pour le personnaliser aux couleurs de votre dynamisme ?
Si cette idée vous séduit, l’équipe commerciale de Macap peut vous accompagner dans votre projet grâce à une large gamme de supports de décoration personnalisables, notamment ses cadres toiles tendues. Ces modèles sont composés d’un cadre en aluminium dans lequel s’insère facilement un visuel en textile imprimé sur toute sa surface. Une opportunité de relooker tous vos espaces de manière pérenne ou ponctuelle. Cette décoration personnalisée séduira aussi bien vos équipes que vos visiteurs.

La réunion en marchant

Avez-vous déjà pensé à sortir du cadre habituel de l’entreprise pour une réunion en mouvement ? Si ce concept du “co-walking” présente quelques inconvénients (ne pas pouvoir écrire, se chausser confortablement), ses avantages sont nombreux : . Les échanges ont lieu au grand air, voire même, quand cela est possible, en pleine nature, . Les mouvements du corps boostent la créativité, . Les participants sont plus détendus et leur parole est plus libre, . La rupture avec les codes habituels d’une réunion (la salle de réunion, le bureau, le paperboard) crée un climat dynamique, . Les participants pratiquent une activité physique tout en travaillant. Ils sortent de réunion revigorés et non plus épuisés.

La réunion debout

Si les conditions ne vous permettent pas forcément d’aller marcher dans la nature, vous pouvez toujours choisir d’organiser une réunion en mouvement avec l’ensemble des participants qui restent alors debout. Sur ce modèle de réunion aussi, la rupture avec les habitudes traditionnelles permet d’insuffler une nouvelle dynamique dans les échanges.

La réunion “portes ouvertes”

Dans les entreprises dites libérées, la circulation de l’information a pris le pas puis remplacé l’aspect confidentiel des CODIR à portes fermées. Les réunions ont lieu dans une salle dont les portes sont ouvertes ce qui permet à toutes les personnes de l’entreprise d’entendre ce qui s’y passe. Les entreprises libérées ont choisi de remplacer le management hiérarchique par la transversalité, le “secret-défense” par la transparence de l’information pour inspirer confiance et stimuler l’engagement individuel.

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